SaaSの契約更新管理を効率化する方法｜利用者への確認作業を減らすには

SaaSの契約更新管理で発生する課題

社内で利用するSaaSが増えると、契約先、料金、更新日、解約期限など、管理すべき情報も増えていきます。さらに、契約を継続するかどうかは、実際にサービスを利用している社員に確認しなければ判断できない場合があります。

例えば、契約管理を担当するAさんと、SaaSを利用するBさんがいる会社を考えてみましょう。

契約管理担当者Aさんの仕事

• 社内で利用しているSaaSの契約情報を管理する
• 次回更新日や解約期限を把握する
• 期限が近づいた契約について利用者に確認する
• 回答を取りまとめ、更新や解約の手続きを進める

SaaS利用者Bさんの仕事

• 現在の業務でSaaSが必要かどうかを判断する
• 今後も継続して利用するか検討する
• 必要に応じて、プラン変更や解約などの意向を伝える

Aさんが契約情報を正確に管理していても、Bさんが今後も利用したいかどうかは、Aさんだけでは判断できないことがあります。

そのため、契約の期限管理とは別に、利用者への確認と回答の取りまとめが必要になります。この作業が、契約管理担当者の負担を大きくする原因の一つです。

メールやExcelでの管理が大変になる理由

契約情報をExcelにまとめ、更新時期が近づいたらメールやチャットで利用者に確認する方法は、少数の契約であれば十分に機能します。

しかし、契約数や利用部署が増えると、次のような問題が発生する可能性があります。

利用者への確認を一件ずつ行う必要がある

Aさんは更新日を確認した後、該当するSaaSの利用者を調べ、メールやチャットで継続の意思を確認します。複数の社員がそれぞれ異なるSaaSを利用している場合、確認先も多くなります。

返信がないと、何度も催促することになる

利用者は通常の業務を抱えているため、契約更新の確認にすぐ回答できるとは限りません。回答がない場合、Aさんは再度連絡したり、別の仕事の合間に進捗を確認したりする必要があります。

判断結果がメールやチャットに分散する

継続の回答はメール、補足事項はチャット、契約情報はExcelというように情報が分かれていると、現在の判断状況を確認するために複数の場所を見なければならないことがあります。

解約期限が近づいても判断が終わらない

利用者からの回答を待っている間に解約期限が迫ると、十分に検討する時間がなくなってしまう可能性があります。更新日だけでなく、解約の申し出が必要な期限も把握し、余裕を持って確認を始めることが大切です。

契約管理担当者と利用者の役割を分ける

契約更新の確認作業を効率化するには、契約情報を管理する人と、サービスの必要性を判断する人の役割を明確にすることが重要です。

契約管理担当者は、契約情報と期限を管理する

契約管理担当者は、サービス名、契約金額、担当者、次回更新日、解約期限などを整理します。期限が近い契約を把握し、必要な確認や手続きが進んでいるかを確認できる状態にしておきます。

利用者は、サービスの必要性を判断する

実際にSaaSを利用している社員は、現在の業務で必要か、今後も利用するか、プランを見直す必要があるかなどを判断します。

利用者が判断した結果を契約情報と関連付けて確認できるようにしておけば、管理担当者が一件ずつ回答を集める手間を減らせる可能性があります。

最終的な契約判断のルールも決めておく

利用者が継続を希望しても、予算や社内ルールによっては契約内容の見直しが必要になることがあります。利用者の意向を確認することと、会社として最終的に契約を承認することは分けて考えましょう。

契約更新の確認作業を効率化する方法

1. 契約ごとに利用者と管理担当者を整理する

まずは、どの部署がどのSaaSを利用しているのか、誰が契約を管理しているのかを明確にします。利用者が分かれば、更新前に誰へ確認すればよいかが分かります。

2. 更新日と解約期限を記録する

更新日だけでなく、解約する場合にいつまでに手続きが必要なのかを確認しておきます。契約条件によっては、更新日より前に解約の申し出が必要になるためです。

3. 継続・見直し・解約の判断を記録する

利用者から回答を受け取ったら、契約ごとに判断結果を記録します。メールやチャットを後から探すのではなく、契約情報と判断状況を関連付けておくことがポイントです。

例えば、次のような状態を管理します。

• 未判断：利用者の判断がまだ確認できていない
• 継続：今後も利用する予定
• 見直す：料金やプラン、利用方法を再検討する
• 解約：解約に向けて手続きを進める
• 保留：追加の確認や検討が必要

4. 期限前に確認できる仕組みを用意する

担当者が手動で台帳を確認する方法だけでなく、期限が近づいたときに通知を受け取れる仕組みを利用すると、確認を始めるきっかけを作れます。

通知を受け取ったら判断状況を確認し、未判断の契約について早めに利用者へ連絡できるようにしましょう。

5. 判断状況を確認する場所を決める

利用者の回答をどこに記録し、管理担当者がどこで確認するのかをあらかじめ決めておきます。契約情報、更新期限、判断結果がまとまっていれば、現在の状況を把握しやすくなります。

契約更新管理の方法を比較する

契約更新の管理方法には、Excelやスプレッドシートを使う方法、メールやチャットで確認する方法、契約管理サービスを利用する方法があります。契約数や社内の運用に合わせて選びましょう。

どの方法が適しているかは、契約数だけでは決まりません。利用者への確認にどれくらい時間がかかっているか、期限の見落としが発生していないか、判断状況を簡単に確認できるかという観点で比較しましょう。

Excelでの管理方法を詳しく知りたい方は、 契約管理のExcelとWebサービスを比較する も参考にしてください。

SaaSの契約更新管理に関するよくある質問

SaaSの契約更新は誰が管理するべきですか？

契約情報や更新期限を管理する担当者を決めたうえで、実際にサービスを利用している社員が継続の必要性を判断する運用が考えられます。会社の規模や契約内容に応じて、最終的な承認者も明確にしておきましょう。

契約管理担当者が一人でも効率化できますか？

はい。契約情報、更新日、解約期限、判断状況を整理するだけでも、確認すべき契約を把握しやすくなります。期限前の通知や、判断結果を記録する仕組みを組み合わせることも有効です。

Excelだけで契約更新を管理できますか？

契約数が少なく、担当者が無理なく情報を更新できる場合は、Excelでも管理できます。ただし、利用者への確認や期限のチェックに時間がかかる場合は、管理方法を見直す価値があります。

更新日と解約期限は別々に管理する必要がありますか？

契約条件によっては、更新日より前に解約の申し出が必要です。そのため、次回更新日と解約期限の両方を確認し、必要な手続きの期限を把握しておくことをおすすめします。

利用者への確認作業を減らすにはどうすればよいですか？

契約ごとに利用者を明確にし、継続・見直し・解約などの判断結果を契約情報と関連付けて記録する方法が考えられます。回答を確認する場所や期限も決めておくと、メールやチャットを探し回る手間を減らしやすくなります。