契約管理はExcelで十分？無料テンプレートとWebサービスを比較

契約管理はExcelとWebサービスのどちらがよい？

結論からいうと、少数の契約を自分で管理するならExcel、 期限管理の効率化やチームでの情報共有を重視するなら Webサービスがおすすめです。

どちらが優れているかではなく、現在の契約数や管理方法、 必要な機能に合わせて選ぶことが大切です。

Excelで契約管理をするメリット・デメリット

Excelは、契約情報を一覧にまとめるための身近な方法です。 既存の表計算ソフトを利用できるなら、 新しい管理サービスを導入せずに始められます。

Excelのメリット

1. 導入コストを抑えやすい

既存のExcelなどの表計算ソフトを利用できる環境なら、 新しい管理サービスを契約せずに台帳を作成できます。

2. 管理項目を自由に設定できる

契約先、サービス名、月額料金、年間コスト、更新日、 解約期限、担当者など、必要な情報を自由に追加できます。

3. 自社の運用に合わせて変更できる

フィルターや並べ替え、条件付き書式などを使えば、 期限が近い契約を見つけやすくできます。

Excelのデメリット

1. 期限の確認を忘れる可能性がある

日付を記録していても、定期的に台帳を開いて確認しなければ、 解約期限を見落とす可能性があります。 通知の仕組みを別途用意することもできますが、 その設定やメンテナンスが必要です。

2. 複数人で管理すると運用ルールが必要になる

ファイルの保存先や編集方法が統一されていないと、 更新漏れや情報の食い違いが発生する場合があります。 共同編集を利用する場合も、担当者や更新ルールを 決めておくことが大切です。

3. 契約情報が増えると管理に手間がかかる

契約が増えるほど、更新期限の確認や料金の集計、 不要な契約の見直しに時間がかかることがあります。

Webサービスで契約管理をするメリット・デメリット

Webサービスを使うと、ブラウザ上で契約情報を管理できます。 サービスによって機能は異なりますが、 期限通知やチームでの情報共有などを効率化できる場合があります。

Webサービスのメリット

1. 更新日や解約期限を管理しやすい

契約情報と期限をまとめて管理できるため、 契約の見直し時期を把握しやすくなります。

2. メール通知で期限の見落としを防ぎやすい

通知機能があるサービスなら、期限が近づいた際に メールで知らせる仕組みを利用できます。 手動で台帳を確認するだけの運用と比べて、 確認漏れのリスクを減らせます。

3. 複数人で情報を共有できる

チームで契約情報を管理できれば、 担当者が変わった場合にも情報を引き継ぎやすくなります。

4. 定期支出を把握しやすい

SaaSやサブスクリプションの料金を集約すると、 どのサービスにいくら支払っているのかを 確認しやすくなります。

Webサービスのデメリット

1. サービスごとの仕様を確認する必要がある

利用できる機能、通知の設定、ユーザー数、 データの出力方法などはサービスによって異なります。

2. 初期設定やデータ移行が必要な場合がある

すでにExcelで契約管理をしている場合、 データの整理や登録作業が必要になることがあります。

3. セキュリティや運用条件の確認が必要

契約情報を外部サービスに保存する場合は、 アクセス制御、データの取り扱い、バックアップ、 利用規約などを確認しましょう。

ExcelとWebサービスを比較

ExcelとWebサービスには、それぞれ異なる特徴があります。 主な比較項目を一覧にまとめました。

Excelでも関数や共同編集機能を活用すれば、 さまざまな管理方法を実現できます。 一方、Webサービスでは、対応している機能を 組み合わせて運用できることが利点です。

料金だけでなく、期限の確認や情報共有に どれだけ手間がかかっているかも含めて判断しましょう。

ExcelからWebサービスへの移行を検討したい3つのサイン

1. 解約期限を毎回手作業で確認している

契約の更新日や解約期限を台帳に記録していても、 確認を忘れてしまうことがあります。 期限が近づいたときに通知を受け取りたい場合は、 メール通知機能のあるサービスを検討してみましょう。

2. 契約情報を複数人で管理している

担当者が増えると、契約情報の更新や共有が重要になります。 チームで情報を管理できる仕組みがあれば、 情報の分散や引き継ぎの負担を減らしやすくなります。

3. 利用料金や契約内容を定期的に見直したい

SaaSやサブスクリプションは、契約したまま 利用状況を確認しなくなることがあります。 契約情報と料金を一覧で把握し、 継続・見直し・解約を定期的に判断することで、 不要な支出を見つけやすくなります。

契約の見直しでは、費用や利用状況だけでなく、 更新前に利用者へ継続の意思を確認することも重要です。 SaaSの契約更新管理を効率化する方法 で、確認作業や判断状況の管理方法を解説しています。

契約管理に関するよくある質問

契約管理はExcelだけでもできますか？

はい。契約数が少なく、担当者が自分で期限や情報を 確認できる場合は、Excelでも契約管理を行えます。 契約数や管理負担が増えてきたら、 通知や共有の仕組みを検討するとよいでしょう。

無料のExcelテンプレートでも契約管理できますか？

はい。契約先、料金、更新日、解約期限などの項目を備えた テンプレートを使えば、契約情報を整理できます。 ただし、テンプレートだけでは自動的なメール通知などに 対応できない場合があります。

契約管理のWebサービスを選ぶ際は何を確認すべきですか？

管理したい契約の種類、メール通知、複数人での共有、 料金、データの出力方法、セキュリティなどを確認しましょう。 自社に必要な機能を明確にしてから選ぶことが大切です。

SaaSやサブスクリプションの契約管理にも使えますか？

はい。契約先、利用料金、更新日、解約期限などを管理することで、 定期支出の把握や契約の見直しに役立ちます。

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