契約管理Excelテンプレートの使い方

無料の契約管理Excelテンプレートを使うと、 社内で利用しているSaaSやクラウドサービスなどの契約情報を 一覧にまとめて管理できます。

• 契約先・サービス名・担当者の整理
• 月額料金や年間コストの把握
• 契約の更新日や解約期限の記録
• 継続・見直し・解約などの対応方針の管理

契約情報が担当者ごとに分散している場合や、 利用しているサービスと費用をまとめて確認したい場合に便利です。

まずは契約管理Excelテンプレートをダウンロードします。

1. 下のダウンロードボタンをクリックします。
2. Excelファイルをパソコンに保存します。
3. 保存したファイルをExcelなどの対応ソフトで開きます。
4. 必要に応じて、作業用のコピーを作成します。

テンプレートは無料でダウンロードでき、 ダウンロードにあたってメールアドレスの登録は不要です。

ファイルを開いたら、管理したい契約の情報を整理して入力します。 契約書や請求書、サービスの管理画面などを確認しながら、 分かる範囲で情報を登録しましょう。

1. 契約先やサービス名を入力します。
2. 契約の担当者や管理に必要な情報を整理します。
3. 月額料金や請求周期などの費用情報を入力します。
4. 次回更新日や解約期限を確認して記録します。
5. 契約ごとの対応方針やメモを必要に応じて記入します。

契約を見直すときは、個々の料金だけでなく、 継続して利用した場合にどの程度の費用が発生するかを把握することが大切です。

• 月額契約と年額契約を区別して記録する
• 契約ごとの料金や請求周期を確認する
• 年間で発生する費用を把握する
• 利用状況に対して費用が適切か検討する

同じ用途のサービスを複数契約していないか、 利用頻度が低いサービスを継続していないかなども確認してみましょう。

契約管理では、次回更新日だけでなく、 解約やプラン変更の手続きが必要になる期限も確認しておくことが重要です。

1. 契約書やサービスの管理画面で次回更新日を確認します。
2. 解約の申し出が必要な期限や通知期間を確認します。
3. 確認した日付をテンプレートに記録します。
4. 更新日や解約期限が近づく契約を定期的に確認します。

Excelファイルに記録するだけでは、自動的にメール通知が届くとは限りません。 期限を見落とさないよう、定期的にファイルを確認する運用もあわせて行いましょう。

契約情報を整理したら、それぞれの契約について 今後どのように対応するかを検討します。

• 継続： 今後も必要なサービスとして利用する
• 見直し： 料金やプラン、利用状況を確認する
• 解約： 不要と判断した契約の解約を検討する
• 保留： 追加の確認や判断が必要な契約として残す

対応方針とあわせて、判断した理由や次に確認することをメモしておくと、 後から見直すときにも役立ちます。

契約管理は、一度情報を入力して終わりではありません。 新しい契約の追加や料金変更、更新・解約にあわせて情報を更新しましょう。

• 新しいサービスを契約したら一覧に追加する
• 料金や契約条件が変更されたら情報を更新する
• 定期的に更新日・解約期限が近い契約を確認する
• 解約した契約の情報も必要に応じて整理する
• ファイルを定期的にバックアップする

ファイルの保存先や共有権限にも注意し、 契約情報を確認できる担当者が必要な情報にアクセスできるように管理してください。

Excelは契約情報を整理するのに便利ですが、 更新日や解約期限を定期的に確認する運用が必要です。

契約情報をWeb上で管理したい場合は、 Remindeverもお試しください。 契約先や料金、更新日などをまとめて管理し、 契約の継続・見直し・解約を検討する際に役立てられます。

まずはデモ画面で、実際の管理画面をご確認いただけます。